Introverten ondergesneeuwd in verplichte Teams

Ondanks deze tekortkoming stelden veel Nederlandse overheids- en onderwijsinstellingen Teams verplicht, vanwege veiligheidsissues bij Zoom. Eind april 2020 verhoogde Teams het aantal zichtbare schermen van 4 naar 9. Pas in september 2020 werd ook aan Teams een 7×7-gridweergave toegevoegd, zodat 49 mensen tegelijk in beeld konden worden getoond.

Designexpert Danielle Arets vindt het opmerkelijk dat het zo lang moest duren. “Alle docenten moesten verplicht met Teams werken, omdat het programma de privacy beter op orde zou hebben, maar het had veel minder functionaliteiten. Terwijl het essentieel is voor goed onderwijs dat je iedereen ziet.”

Introverte mensen raakten ondergesneeuwd, zegt Arets. Dat gold niet alleen voor studenten, maar voor iedereen die verplicht met Teams moest werken. “Het design bepaalt: wie praat, activeert zichzelf. Praat je minder makkelijk, dan word je niet opgemerkt. Docenten en teamleiders moesten werken met een programma dat niet iedereen op een gelijkwaardige manier in beeld kon brengen.”

Kan een ander design ons helpen? De videodienst Teams had natuurlijk ook wel door dat hun design ontoereikend was in de eerste maanden van de coronapandemie. Als ‘tussenoplossing’ bedachten ze in april 2020 het ‘handje’. Met dat symbool kunnen deelnemers kenbaar maken dat ze betrokken willen worden.

Maar of het ook werkte? “In een echt gesprek steek je niet je hand op”, zegt Arets. “Vaak maak je op andere manieren je ongenoegen of twijfels kenbaar. Door te fronsen bijvoorbeeld. Of met een instemmend knikje.” Teams had meerdere symbolen kunnen toevoegen aan het assortiment, zoals een ‘frons’ of de ‘vuist op tafel’.

Wat zijn de nadelen? Hoewel je non-verbale signalen kunt nabootsen met emoji’s, wordt het nooit helemaal hetzelfde als een ‘echt gesprek’. In een fysieke zaal is een frons of een instemmend knikje subtiel, en redelijk anoniem. Een emoji in Zoom trekt meer aandacht. “De gespreksleider zal zich eerder geroepen voelen om er expliciet op te reageren”, zegt Arets. En daar zit niet iedereen op te wachten.

We moeten ook begrijpen dat niet iedereen altijd betrokken wíl worden. “Soms hebben deelnemers helemaal geen zin in een actieve sessie. In online meetings is het lastig om daar oog voor te hebben”, zegt Arets. Gelukkig kan een gespreksleider nu wel alle deelnemers tegelijk zien. Dat biedt nieuwe mogelijkheden. Je kunt kleurcodes afspreken om aan te geven wat je stemming is, zegt Arets. “Heb je een rode achtergrond, dan zeg je: ik heb mijn dag niet, laat me maar even.”